Você sabe aproveitar as 24 horas do Seu dia?

Frase do Dia:

"Não existe falta de tempo, o que existe é falta de capacidade de dizer não"

Hoje vou postar algumas dicas pra você aproveitar ao máximo às 24 horas do seu dia, sem que fique com a sensação de que deixou de fazer alguma coisa e que seu dia não rendeu nada.

1. Comece pela organização.

Para que seu dia tenha um bom rendimento, você precisa saber quais as ferramentas e informações que estão disponíveis, se estão atualizadas, e se poderão ser encontradas com facilidade no momento em que precisar delas. Perder tempo procurando onde está o arquivo certo, ou a ultima versão assinada daquele documento, ou algum telefone importante, além de prejudicar a eficiência, também é uma fonte de distrações e interrupções, e quando você perceber, já estará se dedicando a outra tarefa sem concluir a primeira, e todas as prioridades vão para o espaço. Pastas, arquivos, gavetas e ferramentas de trabalho devem ser organizadas racionalmente e mantidas em condições de uso.

2. Seja positivo: aprenda a dizer não!

Diga mais ‘não’! Diga sim somente quando puder ou for necessário, e focalize seus esforços em poder fazê-lo para tudo que lhe agregar valor, e em alcançar uma posição em que você possa escolher melhor as suas respostas. Em todos os demais casos, saiba quando dizer ‘não’ de forma consistente, e economize o stress gerado por atividades que estão além do seu alcance, do seu cronograma, do seu interesse ou mesmo da sua capacidade atual.

3. Aprenda a utilizar a agenda de forma correta.

Na tentativa de fazer caber mais atividades no dia, muitas pessoas acabam agendando o impossível. Agende-se considerando a realidade: tempo de preparação, deslocamento, providências posteriores e a possibilidade de realizar um serviço com qualidade, além da eficiência e produtividade. Não deixe seus clientes e parceiros esperando, não fure compromissos regularmente, e reserve tempo para fazer tudo sem atropelos.

4. Simplifique

Quando não se define claramente a razão da busca da produtividade, corre - se o risco de ceder à tentação de agregar novos compromissos e atividades ao seu dia, sem considerar se eles realmente aproximam você de suas necessidades e objetivos, ou se são apenas um ganho ilusório. O ideal é concentrar-se no que é indispensável e no que agrega valor. É difícil perceber esse problema, pois sempre parece, que tudo o que fazemos é essencial. Mas olhe ao redor, e pense no número de pessoas que você conhece que vive estressado e insatisfeito por tentar, fazer mais coisas do que é capaz.

5. Considere a vida como um todo.
Embora nosso dia seja artificialmente dividido em fatias (a hora da faculdade, a hora do trabalho, à hora da janta em família, etc.), considerá-lo como se fosse realmente dividido em fases aprofunda os problemas que deveríamos evitar. Use bem os limites da sua flexibilidade, e considere todas as dimensões da sua vida antes de tratar da alocação do tempo. Caso contrário, você rapidamente cairá na armadilha de tentar misturar as fases. Você tem 24 horas no seu dia, e precisa usá-las bem para cuidar de todas as facetas da sua vida.

6. Foco e concentração.

Muitas vezes acabamos criando armadilhas para a nossa própria produtividade, ao rejeitar instrumentos simples, como listas de pendências, contatos e agenda de compromissos. Mantemos informações apenas na nossa cabeça, e elas acabam ficando no caminho quando precisamos nos concentrar no que estamos realizando a cada momento. O planejamento e preparação inadequados causam distrações desnecessárias e difíceis de evitar. Ter (e usar!) um sistema confiável de registro de pendências, compromissos, contatos e referências é a forma de solucionar este efeito, e não depende de tecnologia: embora existam sistemas sofisticados muito bons, os métodos baseados em papel e caneta continuam populares.

7. Conheça os métodos.

Não há falta de métodos de organização e produtividade pessoal, cada um com seu enfoque. Você encontrará vários e nenhum deles resolverá sua vida sozinho, mas conhecê-los ajudará a formar sua própria idéia sobre como lidar com a sua situação específica.

8. Encontre seu próprio caminho.

Adotar integralmente algum dos métodos de produtividade pessoal prontos do mercado raramente dura. Não somos feitos em moldes, e cada pessoa tem suas próprias necessidades e aptidões. Reconheça a sua situação, e lembre-se sempre que o que você quer não é uma técnica, e sim uma solução para o seu problema. Mudar de atitude é difícil, é só funciona em longo prazo se a motivação for baseada nas suas necessidades e nos seus valores, de forma a construir uma nova rotina que seja adotada de forma autêntica e genuína.

9. Saiba a razão do seu interesse em produtividade.

É comum ver pessoas buscando técnicas de produtividade pessoal sem definir claramente a razão e aí, acabam simplesmente tendo um pouco mais tempo livre para preencher arbitrariamente com mais obrigações. É importante saber o que se deseja alcançar com o ganho que a produtividade trará, e aí orientar os esforços na direção certa.

10. Não erre o foco.

Ganhar produtividade pessoal não deve ser um objetivo, e sim um caminho. Para quem quer ganhar produtividade e eficiência, o fundamental é analisar sua situação, informar-se suficientemente a respeito, e aí encontrar uma técnica que funcione bem, e segui-la, para aí voltar a se concentrar em seus próprios objetivos.