Bom pessoal, faz um tempo que não faço nenhum post, mas foi por motivos de forma maior, mas já estou de volta, e para que essa volta aconteça em grande estilo vou deixar um video para que reflitam e e façam as escolhas que julgarem corretas...

12.ª Dica: Pratique a relação 80/20.

Já no final do século XIX, o economista italiano Vilfredo Pareto afirmava: 80% das riquezas do mundo são produzidas por 20% das nações; 20% das riquezas restantes são produzidas por 80% das nações.

Essa relação vale também para a administração: 80% que de importante você produz num dia vem de 20% de suas atividades; enquanto que 20% da produção de um dia vem de 80% de outros trabalhos.

Descubra quais os 20% do seu trabalho diário (isto é, o que é realmente essencial em seu trabalho) que lhe dão 80% de produtividade.

Descubra também quais as picuinhas, rotinas e atividades que tomam 80% do seu tempo e que lhe trazem apenas 20% de produtividade.

Descarte-as quanto antes, pois elas o estão fazendo cair na armadilha da improdutividade, camuflada sob a forma de muito trabalho.

É bom lembrar que os "super" bem-sucedidos raramente trabalham tanto quanto os meramente bem-sucedidos: é que eles trabalham de um jeito mais inteligente.

Falta de tempo é o eterno álibi dos incompetentes.

A alta produtividade é o resultado dos que aprenderam a esgrimir com o fantasma do tempo.

11º Dica: Saiba o que fazer com os papéis (vale também para e-mails).

Se você coleciona papéis em cima da mesa ou entope as gavetas com eles e sente-se incomodado com isso, então utilize estas alternativas:

a) Jogar Fora. Pergunte-se:"Qual a pior coisa que poderia acontecer se eu jogasse esse papel no lixo (ou deletasse)?" Se a resposta for "nada", então jogue no lixo (ou delete) sem o menor constrangimento.

Exemplos de papéis descartáveis: intermináveis folhetos de propaganda, folders de seminários e conferências a que não irá assistir, notícias obsoletas, informações que não são de seu interesse.

b) Transferir. Transfira os papéis (ou e-mails) que não são de sua alçada ou do seu interesse ao chefe, colega ou subordinado etc. e que poderão ser de utilidade a eles.

c) Agir. Se tiver que tomar alguma atitude em relação a algum papel (ou e-mail),tome logo,contanto que não interfira nas suas prioridades, a menos que seja algo mais importante do que essas prioridades.

Se você mesmo não puder executar as tarefas, então delegue-as a alguém.

d) Arquivar. Se o papel (ou e-mail) tiver alguma utilidade futura, arquive-o.

Assim poderá recuperar o documento futuramente quando necessitar dele.

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10º Dica: Organize-se.

Os sintomas da desorganização são: deixar tarefas inacabadas, fazer várias coisas ao mesmo tempo, incapacidade de concentração, adiamentos constantes, não programar suas atividades. Existem tarefas que exigem dias, semanas ou meses de trabalho, e muitas vezes não temos condições de alocar períodos de tempo sem que haja várias interrupções.

Use então a "técnica da mortadela".

Quem se propuser a comer uma mortadela de dois quilos de uma só vez é sério candidato a uma inesquecível indigestão.

Mas, se ela for fatiada e consumida aos poucos, depois de alguns dias, não existirá mais nenhum pedaço dela.

O mesmo se dá com tarefas trabalhosas e difíceis.

Divida-as em porções menores e depois as complete passo a passo.

Neste caso é essencial estabelecer prazos e dividir o trabalho em etapas, completando um segmento de cada vez.

Assim, você se sentirá gratificado ao perceber que já completou uma parte do projeto e estará motivado para iniciar a próxima etapa.

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9ª Dica: Saiba como usar sua energia trabalhando a seu favor.

Todos temos um "relógio biológico" que regula nosso fluxo de energia no decorrer das 24 horas do dia.
Pesquisas científicas comprovaram que nossa capacidade de raciocínio, criatividade e tônus muscular atingem seu auge entre oito e onze horas da manhã.
Esse ritmo diminui quase pela metade no período da tarde e à noite não chega a 20%.
Nada melhor então do que remar a favor da maré.
Pela manhã, sempre que possível, execute atividades nobres, que exijam clareza de raciocínio, dedique-se a um projeto importante, faça reuniões produtivas (e rápidas), estabeleça contatos essenciais etc.
À tarde, de preferência, dedique-se mais a rotinas e trabalhos corriqueiros.
Agora, se você gosta de testar seus limites de atleta olímpico, então na hora do almoço faça sempre refeições substanciais, com muita comida gordurosa e regada a muito vinho ou cerveja e, em seguida, vá a uma reunião importante ou desenvolva um trabalho que exija concentração e veja os resultados.
Entretanto, se você não for "aquele" atleta, nem quiser testar seus limites, então almoce com frugalidade e evite bebidas alcoólicas.
Você continuará produtivo no período da tarde e com disposição até para algum trabalho à noite, se precisar.
Reserve, de preferência, o fim de semana para colocar em dia suas necessidades gastronômicas e etílicas, se sentir essa necessidade.

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8º Dica: Evite o perfeccionismo.

“O perfeito é inimigo do ótimo", diz o ditado.

A perfeição é desejável, mas raramente necessária.

Isso parece estar acima do nível de compreensão do perfeccionista, o qual acha que tudo – de um simples bocejo a mais avançada astronave – deve ser impecável.

Nada pode ter andamento sem antes passar pelo seu neurótico controle de qualidade – relatórios, projetos, digitação, cartão-ponto, limpeza, etc. -, e assim decisões importantes e essenciais deixam de ser tomadas, porque o "deus-da-perfeição”, excessivamente comprometido com a importância das picuinhas desnecessárias, não consegue ver as oportunidades passando ao lado.

Se o ótimo já está ótimo, deixe o rio continuar fluindo, e não o impeça.

Quase sempre o perfeito custa tempo, dinheiro e esforço que não compensam o trabalho.

O perfeito só deve ser buscado quando for realmente imprescindível.

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7º Dica: Faça reuniões produtivas.

Nada mais fácil do que dinamitar uma reunião.
É só introduzir assuntos não agendados, discutir o sexo dos anjos, abordar assuntos irrelevantes e deixar que dois ou três galos de briga monopolizem a reunião e fiquem discutindo entre si. Reuniões eficazes exigem um coordenador (para disciplinar a discussão e também marcar o tempo), assuntos previamente agendados do conhecimento de todos, participação e envolvimento dos participantes e, ao final, cópia para todos das decisões tomadas na reunião, com os compromissos assumidos por cada um (quem são os responsáveis pelas tarefas ou projetos) e as datas de realização. Acesse o site Quebrando Barreiras e faça o download gratuito do livro "Como Se Tornar Um Líder", de Cristian H. Godfroy. Você encontrará ali um teste de liderança e muitas "dicas" sobre o assunto.

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6º Dica: Seja breve ao telefone

Ligações telefônicas constantes atrapalham e atrasam o trabalho.

Depois das rápidas gentilezas iniciais vá direto ao assunto, seja breve e objetivo, sem entretanto perder a simpatia.

Concluído o diálogo, agradeça e encerre o contato.

A menos que você seja relações públicas, vendedor ou algo semelhante, não há motivo para esticar um telefonema.

Imunize-se também contra interrrupções telefônicas quando estiver concentrado num trabalho importante ou em reunião.

Peça à secretária - ou a alguém - para anotar o número e ligue mais tarde.

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5º Dica: Saber dizer NÃO.

Não recusar nenhum serviço, por menos volumoso que seja, quando você já está atolado de trabalho até a ponta do nariz, não lhe trará nehum reconhecimento de outros.

Acabará apenas ganhando a taça do "Engole Sapo".

Trabalhar muito é uma coisa, mas ser soterrado pelo trabalho é outra bem diferente.

Se alguém (como seu chefe, por exemplo) quise lhe empurrar um serviço e você estiver atolado, diga claramente que não tem condições de assumir mais um trabalho, sob o risco de comprometer seriamente o prazo e a qualidade do que você esta fazendo.

Sugira outra pessoa e, se mesmo assim seu chefe insistir, faça com que ele assuma a responsabilidade pelos atrasos que advierem nas atividades que você já estava desempenhando.

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4º Dica: Saiba tomar decisões

Não existe carterinha de chefe que o salve de tomar, algumas vezes, decisões erradas. Uma decisão errada é, quase sempre, melhor do que não tomar nenhuma decisão.
Mas abusar do erro é pior do que não tomar nenhuma decisão. Tente identificar as causas do problema mediante as clássicas perguntas:

O Quê?, Quando?, Por Quê?, Onde?, Quem?, Quanto?.

Isolado o problema e descobertas as causas, tome a decisão.
Se estiver em dúvida quanto à melhor decisão, pergunte às pessoas que já enfrentaram o problema como o resolveram. Pesquise também em livros ou reúna seus subordinados e peça-lhes sugestões. Uma boa idéia é também procurar um especialista no assunto.

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3º Dica: Delegue

Passe a bola aos seus subordinados, começando pelas rotinas e procedimentos operacionais. Depois, se puder, delegue também atividades e trabalhos de maior responsabilidade, desde que a pessoas esteja apta para assumir a tarefa.
Caso contrario, treine-a.
Delegando você estará livre para voos mais altos e fazer coisas mais nobres.

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Obs.: O assunto delegação será abordado mais profundamentes em post futuro.

2º Dica: Faça uma lista diária e priorize as atividades

Isto é tão basico quanto o Manual de Primeiros Socorros.

Relacione diariamente, numa folha de papel ou em sua agenda (pode ser notebook, também), todas as atividades a serem cumpridas nesse dia e estabeleça prioridades começando sempre pelas mais importantes.

Assim poderá monitorar o andamento dos trabalhos, em vez de perder tempo com picuinhas que engolem o seu tempo, deixando-o dopado, mas sem nada renderem de efetivo.

Uma folha de planejamento diário será de muita utilidade para sua definição de prioridades, tanto de ativiades a serem executadas quanto de telefonemas a serem feitos.

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Gestão do Tempo - 1º Dica: Estabeleça os objetivos com clareza

Como disse no post anterior, a maior desculpa que todo ser humano utiliza em seu dia-a-dia é a falta de tempo, e pra ajudar a descomplicar um pouco nosso tão corrido dia-a-dia, vou postar durante 12 dias algumas dicas de como gerenciar seu tempo para que consiga re-organizar sua vida, seja no aspecto Profissional, Conjugal, Familiar, Social, Educacional, Recreativo.

1. Estabeleça os objetivos com clareza.

Tenha estabelecido bem claro pra você o que pretende atingir de mais importante em dois ou três meses ou nas próximas semanas. Anote essas metas com destaque numa folha de papel e deixe sempre bem à vista. Isso fará com que não esqueça suas metas. Lembre-se: barco sem rumo não chega a porto algum.


Continua...